5 แนวทางสร้างทีมเวิร์ค ช่วยจัดการกับปัญหาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อมากคน ก็มากความ ยิ่งเป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำงานการมีปากเสียงกันก็เป็นเรื่องที่เกิดได้ทั่วไป

คนทำงานทุกคนรู้ดีว่า ไม่มีใครที่ทำงานแล้วไม่เคยประสบปัญหา เพราะปัญหาในการทำงานกับคนทำงานเป็นของคู่กัน สำหรับคนที่จะประสบความสำเร็จได้นั้นจะต้องผ่านการมีปัญหาเหล่านี้มาก่อน รวมถึงคนที่ต้องทำงานในองค์กรที่จะต้องประสานงานร่วมกับคนอื่น ๆ ในที่ทำงาน ก็มักจะมีปัญหากับเพื่อนร่วมงานกันบ้างเป็นธรรมดา

เมื่อมากคน ก็มากความ ยิ่งเป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำงานการมีปากเสียงกันก็เป็นเรื่องที่เกิดได้ทั่วไป เพราะต้องทำงานร่วมกับคนที่หลากหลายทางอายุ ความคิด จนกระทั่งรูปแบบการทำงาน แต่เมื่อเกิดปัญหาขึ้นคนที่เป็นหัวหน้าก็ต้องเป็นตัวกลางในการแก้ไขความขัดแย้ง และผสานรอยร้าวของลูกทีมทั้ง 2 ฝั่ง เพราะบรรยากาศในการทำงานร่วมกันของคนในทีมนั้นสามารถส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมาก วันนี้เราจึงขอนำเสนอ 5 แนวทางที่จะช่วยให้เราจัดการกับปัญหาเหล่านั้นได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. รับฟังและแก้ไขอย่างใจเย็นและเป็นมืออาชีพ
ก่อนจะตัดสินว่าใครถูกหรือผิด สิ่งที่คนเป็นหัวหน้าควรทำคือ หาที่มาของปัญหา สาเหตุของความขัดแย้ง และใครมีส่วนเกี่ยวข้องกับปัญหานี้บ้าง เมื่อรู้แล้วให้ค่อย ๆ คิดแก้ปัญหาอย่างมืออาชีพด้วยความเป็นกลาง และแสดงออกให้ลูกทีมทั้งสองฝ่ายรับรู้ด้วย ซึ่งการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นอาจทำได้ยากหากทั้งสองฝ่ายทะเลาะกันหนักถึงขั้นมีการตะโกน ขึ้นเสียง หรือพาดพิงถึงเรื่องส่วนตัว แต่ถ้าเราใช้อารมณ์อีกคน นอกจากจะไม่ช่วยให้ปัญหาคลี่คลายลงแล้ว กลับทำให้สถานการณ์เลวร้ายมากขึ้นอีกด้วย

2. เรียกแต่ละฝ่ายมาคุยแบบส่วนตัว
ความขัดแย้งที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่เกิดจากมุมมองที่แตกต่างกันของทั้งสองฝ่าย คนนั้นว่าดี คนนี้บอกแบบนี้ดีกว่า หัวหน้าจึงเป็นคนที่ควรเรียกแต่ละฝ่ายมาคุยแบบส่วนตัว เพื่อทำความเข้าใจกับมุมมอง ความต้องการ และภาพรวมของปัญหาได้มากขึ้น ซึ่งการคุยส่วนตัวจะทำให้พวกเขาเปิดใจพูดอย่างจริงใจ และไม่สร้างกำแพงขึ้นมาเพราะไม่มีอีกฝ่ายฟังอยู่ หน้าที่ของหัวหน้าอย่างเราคือการหาคำตอบว่าอะไรคือแรงผลักดันที่ทำให้เกิดปัญหาและพนักงานแต่ละฝ่ายนั้นต้องการอะไร

3. ปรึกษาฝ่ายบุคคล
เป็นเรื่องปกติของเราทุกคนที่มีทั้งคนที่สนิทและคนที่ไม่สนิทในทีม แต่หากหนึ่งในสองฝ่ายที่กำลังมีปัญหากันนั้นเป็นคนที่เราสนิทล่ะ จะทำยังไงไม่ให้อีกฝ่ายหนึ่งรู้สึกว่าเราเข้าข้างคนที่สนิทกว่า การไปปรึกษาฝ่ายบุคคลเกี่ยวกับกฎระเบียบต่าง ๆ ของบริษัท เป็นทางออกที่ดี เพราะช่วยทำให้มั่นใจมากขึ้นว่าแนวทางการจัดการปัญหาของเรานั้นเป็นไปตามระเบียบของบริษัท และการแก้ปัญหาโดยใช้ระเบียบข้อตกลงของบริษัทเป็นหลัก จะทำให้อีกฝ่ายไม่สามารถกล่าวหาว่าเราไม่ยุติธรรมในอนาคตได้ เพราะมีกฎระเบียบหลักเป็นตัวตัดสินอยู่แล้ว

4. หาวิธีแก้ปัญหาที่จะส่งผลดีที่สุดต่อบริษัท
อย่าลืมว่าการทำงานทุกครั้งแม้จะเกิดปัญหาหรือความขัดแย้งขึ้น แต่ตัวชิ้นงานหรือธุรกิจก็ต้องดำเนินต่อไป เราจึงจำเป็นที่จะต้องรีบหาวิธีแก้ไขที่จะส่งผลดีต่อทั้งบริษัทและพนักงานให้เร็วที่สุด ซึ่งต้องทำให้พนักงานไม่เกิดความคิดแง่ลบต่อองค์กรด้วย การพิจารณาถึงความต้องการของพนักงานนั้นอาจสำคัญ แต่เราก็ต้องระวังเพราะเมื่อการตัดสินใจของเราทำให้คนอื่น ๆ เห็นว่าเราอยู่ฝ่ายหนึ่งฝ่ายใด ก็อาจทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างทีมแย่ลงโดยไม่เกิดประโยชน์

5. ตั้งกฎหรือข้อตกลงเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำรอยเดิม
เมื่อแก้ไขปัญหาเรียบร้อยแล้วเราควรที่จะตั้งกฎระเบียบหรือข้อตกลงขึ้นมา เพื่อสร้างระบบในการทำงานว่างานแบบนี้ควรทำอย่างไรให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดปัญหาแบบนี้ขึ้นอีก รวมถึงหมั่นพูดคุยกับทีมของตัวเองบ่อย ๆ เพื่อให้พวกเขาได้บอกเล่า หรือพูดถึงปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น จะได้ป้องกัน หาวิธีรับมือ และแก้ไขได้อย่างทันท่วงทีก่อนที่ปัญหานั้นจะขยายวงกว้างจนยากต่อการแก้ไข

ทั้ง 5 กิจกรรมที่ DooDiDo นำมาเสนอกับคนทำงานใสวันนี้ เป็นแนวทางในการสร้างทีมเวิร์ค ที่สามารถช่วยจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงาน ซึ่งในการแก้ปัญหาแต่ละเรื่องก็มีวิธีที่แตกต่างกันไป เราไม่อาจใช้วิธีแบบเดียวกันกับทุกปัญหาได้ ทั้งนี้เมื่อปัญหาได้รับการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ควรมีการตั้งกฎระเบียบหรือข้อตกลงขึ้นมา เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเดิมอีกในอนาคตค่ะ

ขอบคุณแหล่งที่มา : https://blog.jobthai.com